公司檔案管理制度15篇[優(yōu)]
在社會發(fā)展不斷提速的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
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公司檔案管理制度1
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的.文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
公司檔案管理制度2
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的.現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內應有空氣調節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
2.、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
4.組織檔案網絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
公司檔案管理制度3
目的：
本制度的目的在于加強公司檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。同時，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
適用范圍：
本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
術語和定義：
1.檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
職責：
1.綜合部：
負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。
建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料。
負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。
提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。 負責組織研究和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2.其他各部門相關人員：
負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合部。
向綜合部移交合同或文件資料原件或復印件。
負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。
財務部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料。
3.各部門主管人員：
批準對自己部門資料或合同復印件的處置。
4.各部門經理/副總：
負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。
工作程序：
1.檔案資料的收集：
各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。
歸檔范圍及移交時間。
檔案資料的標識：綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。
檔案資料的日常管理：
電子類合同或其他需要保管的`電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。
文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
文件資料和合同應按照編號順序存放于文件盒中，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時，應履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關領導批準。一般情況下，檔案外借只借復印件。如果需要借原件，必須經過總經理批準。在歸還檔案時，必須當面點交清楚。如果發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應及時歸還。如果超過借閱時間，需要重新辦理手續(xù)。借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。
在檔案銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由綜合部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于兩人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理和總經理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
檔案資料的歸檔范圍包括公司對外發(fā)出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來往的文書及權益文書、公司領導的批示、指示、重要的會議材料、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等、外出公務活動所獲得或形成的檔案資料、財務檔案資料、各種實物檔案、其他具有利用和保存價值的文件資料。
歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
1.一般資料應存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經辦部門可根據需要留存復印件或影印本。如果原稿需要由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。
2.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
3.子文件應與相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲設備信息。
4.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持完好無損。
5.即時歸檔的文件包括公司規(guī)定的密級文件、重要文件、合同、協(xié)議書等正本及過程資料、公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料、其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔的文件應在每月底前整理歸檔當月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集。
6.部門內檔案交接時，需填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。檔案移交公司的流程包括經辦部門檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。
7.檔案應按類別賦予統(tǒng)一名稱，并參照《檔案分類編號表》進行編號。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。
d) 行政中心負責對檔案分類及編號進行增補和修訂，但任何部門和個人不得隨意修改。
e) 為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內。
公司檔案管理制度4
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務或即將發(fā)生業(yè)務的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶檔案的.內容包括以下四項資料：
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產等方面。
2、客戶特征。服務區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔洜I觀念、經營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3、業(yè)務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業(yè)務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業(yè)務聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務部和營業(yè)部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次�？蛻魴n案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負責管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對數據進行備份，以防止數據丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度5
一、為進一步加強安全管理基礎工作，促進企業(yè)安全生產文件檔案標準化、標準化，根據《危險貨物道路運輸企業(yè)安全生產檔案管理技術要求》，制定本規(guī)定。
二、公司安全管理部門應根據國家法律、法規(guī)和危險貨物道路運輸管理標準的要求，編制安全生產管理檔案，包括企業(yè)安全生產全過程形成的管理資料。包括：企業(yè)資質檔案、人員檔案、危險品道路運輸車輛檔案、監(jiān)督檢查檔案。歸檔應規(guī)范、清晰、保存良好，公司應定期進行檢查和評估。
三、歸檔范圍。
1、企業(yè)資質檔案（A）
(1)企業(yè)基本信息（檔案編號：A1），包括：企業(yè)概況、《道路運輸經營許可證》或《道路運輸危險貨物許可證》、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、安全評估材料及許可相關材料。
(2)停車場地及設備（檔案編號：A2），包括：停車場地證明材料、安全防護和消防設施設備清單、運輸生產設備（包括裝卸設備）清單。
(3)安全管理制度（檔案編號：A3），包括：管理及從業(yè)人員安全生產責任制度；安全生產監(jiān)督檢查制度；教育培訓制度；從業(yè)人員、車輛、設備及場地管理制度；應急救援預案制度；安全生產作業(yè)規(guī)程；安全生產考核與獎懲制度；安全事故報告、統(tǒng)計與處理制度。
2、人員檔案（B）
(1)危險貨物道路運輸企業(yè)管理人員（檔案編號：B1），包括：法定代表人、主要負責人和分管安全負責人基本信息情況。
(2)專職安全管理人員（檔案編號：B2），包括專職安全管理人員的基本信息及資格證復印件。
(3)危險貨物道路運輸從業(yè)人員，即駕駛人員（檔案編號：B3）、押運人員（檔案編號：B4）、裝卸人員（檔案編號：B5）包括：基本信息；勞動關系合同；身份證、機動車駕駛證、從業(yè)資格證復印件；從業(yè)情況記錄。
3、危險貨物道路運輸車輛檔案(C)
4、監(jiān)督檢查檔案（D）
至少包括：
(1)企業(yè)安全生產監(jiān)督檢查記錄（檔案編號：D1）；
(2)安全生產會議記錄（檔案編號：D2）；
(3)危險貨物道路運輸車輛監(jiān)控數據記錄（檔案編號：D3）；
(4)危險貨物道路運輸車輛出車安全例檢記錄（檔案編號：D4）;
(5)危險貨物道路運輸罐式車輛罐體檢查記錄（檔案編號：D5）；果等內容，主要記錄公司、車隊關于安全方面的會議(如公司安全員月例會、安全例會等)，尤其對安全生產文件的傳達、學習和貫徹情況要詳細填寫。
(二)安全組織臺帳
1.公司安全組織臺賬中應記錄公司安全技術部、安全組織網絡、安全監(jiān)督部成員；
2.車隊安全組織臺賬：臺賬中應記錄車隊安全領導小組和安全組織網絡，并填寫公司志愿消防隊成員組成（姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等）。
(三)安全教育臺帳
1.公司安全教育臺賬：包括公司領導和管理人員的安全教育培訓：公司安全科長的安全教育；安全監(jiān)督管理人員的安全教育；新員工的'三級教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；外部施工人員的安全教育；其他人員的安全教育。
2.車隊安全教育臺賬：包括船隊領導和員工的安全培訓；對新員工進行三級安全教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；轉崗復工半年以上人員安全教育。
(四)安全檢查臺帳
公司定期組織安全檢查，記錄檢查時間、檢查內容、檢查人員、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施、完成時間等，公司安全檢查不少于每季度一次，班組安全檢查不低于每月一次，每周班組安全檢查不得少于一次。此外，應根據專業(yè)特點、季節(jié)變化、節(jié)假日安排和特殊作業(yè)要求進行專項檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求和整改審查，應按要求如實填寫。 (五)隱患治理臺帳
事故隱患管理由公司和船隊分級實施。船隊中發(fā)生的所有隱患，無論資金水平和來源如何，均應填寫在船隊隱患管理臺賬中，其中應包括隱患名稱、隱患級別、隱患所在部門、現(xiàn)有部分、計劃成本、實際成本、資金來源、，整改前的臨時預防措施、整改計劃（計劃應具體）、完成進度、負責人、計劃完成時間、實際完成時間、隱患治理后的評估等。隱患整改應嚴格按照“五定”原則進行(即定臨時防范措施、定整改方案、定負責人、定整改時間、定資金來源)。
(六)事故臺帳
按照《事故管理制度》要求，事故實行歸口和分級管理。公司級事故臺帳要記錄所發(fā)生的各類事故，包括火宅、爆炸、設備、生產、交通、人身、質量、污染和其他事故。車隊級事故臺帳要記錄本車隊發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車輛、交通事故，只要影響到生產運行均應上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經過，并嚴格按
照“三不放過”原則，進行事故原因及責任分析，詳細填寫應吸取的教訓、采取的防范措施和處理意見等，人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。 ’
(七)安全工作考核與獎懲臺帳
《安全工作考核獎懲臺賬》記錄了各部門、各崗位安全生產責任制考核情況。各級安全工作和安全生產考核、事故發(fā)生單位和個人的處罰和“三違”、預防和避免事故有功人員的獎勵、對安全管理做出突出貢獻的單位和個人進行表彰和獎勵，應有詳細規(guī)定。臺賬應包括考核項目或內容、被考核部門和個人、主要事跡和問題、考核意見和結果、獎懲、考核部門和審批部門簽字等欄目。
(八)職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳
記錄員工體檢時問、人數、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測數據。
(九)安全防護用品臺帳
記錄防護用品明細，每周防護用品檢查情況。
(十)事故預案臺帳
記錄事故預案演練。
(十一)安全學習資料
保存下發(fā)的上級各種文件、安全會議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學習資料
(十二)特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個、年齡?本崗位工齡、性別、取證時間、參見培訓情毋及善審考試情況等。
(十三)安全活動記錄
1．安全活動記錄要內容齊全，填寫參加人數、參加領導、活動內容、發(fā)言情況、領導簽字等。
2．安全活動內容：學習安全文件、通告和安全規(guī)章制度；學習安全技術知識和勞動衛(wèi)生知識；討論分析典型事故，結合事故案例總結事故教訓；開展事故預測和在崗培訓，組織各類安全技術表演；檢查安全規(guī)章制度的執(zhí)行情況，消除事故隱患；開展安全技術研討會、攻關等安全科研活動。
3．班組安全活動記錄要將本班組的安全會議、安全教育、安全檢查、安全活動等內容記錄清楚，并與內容相對應。
公司檔案管理制度6
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的.具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
�。�3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
�。�4）員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度7
第一條 為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據檔案法和公司有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據為已有。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負責；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可，綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。
2、有關人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或專業(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管，并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料，但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同，應當在簽署完畢時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告，項目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓合同，和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后，綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關的簽證單移交到財務部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同，原則上公司應保留兩份原件，財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務部保存原件，綜合部保存復印件（售樓合同除外）。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定，人員變動應及時通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡函、設計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。
5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的'重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第八條 檔案在形成過程中，經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經辦部門資料員應在規(guī)定時間內將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合部負責人同意后妥為保存，綜合部以復印件歸檔，經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標題，把案卷內容表達出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。
第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。
第十六條 檔案分類與編號規(guī)則，見附表。
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件，門窗應結實牢固。各部門根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容，發(fā)現(xiàn)問題應及時上報綜合部負責人，重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時，根據給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。
第二十二條 根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
�。�2）股東名簿；
�。�3）組織規(guī)程及辦事細則；
（4）董事會及股東會紀錄；
�。�5）財務報表；
（6）政府機關核準文件；
�。�7）不動產所有權狀及其他債權憑證；
�。�8）工程設計圖；
�。�9）規(guī)章制度；
�。�10）其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：
�。�1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
�。�3）事業(yè)計劃資料；
�。�4）其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：
（1）期滿或解除之合約；
�。�2）其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。
1、“絕密”文書含：相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。
2、“機密”文書含：公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批
公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案須經本部門領導批準，機密級以上檔案必須經總經理批準后，方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務檔案須經分管領導批準，機密級以上檔案必須經總經理批準許可，方可借閱。
借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經總經理批準，方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經綜合部負責人和檔案形成部門經理共同鑒定，報分管領導審核，總經理批準，并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第三十三條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
6、泄露公司檔案機密者。
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充，由公司總經理批準執(zhí)行。
公司檔案管理制度8
一、總則
為規(guī)范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質量和效率，促進公司信息化建設，特制定本檔案管理制度。
二、檔案目的和范圍
�。ㄒ唬┠康�
本檔案管理制度的目的是：規(guī)范本公司檔案管理工作，保護公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機密性，提高公司管理水平，保障公司權益。
（二）范圍
本檔案管理制度適用于本公司各級部門、各職能部門、各生產車間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關資料的管理工作。
三、檔案管理職責
（一）公司領導班子及相關職能部門
1、公司領導班子負責對全公司檔案管理工作進行指導和協(xié)調。
2、相關職能部門要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門的檔案管理規(guī)定和程序，保證各級檔案管理工作順利進行。
�。ǘ┍竟緳n案管理人員
公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負責本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規(guī)范有序，檔案資料的安全可靠。
（三）業(yè)務人員
業(yè)務人員要認真履行自己的檔案管理職責，遵守本檔案管理制度有關要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質量保證等工作，做好日常檔案管理工作。
四、檔案管理制度
�。ㄒ唬n案收集
1、檔案收集要求來源嚴格，確保檔案的.真實性、準確性和可靠性。
2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應采取數字簽名或加密等手段進行保護。
（二）檔案整理
1、檔案整理工作要按照公司的操作規(guī)程進行，保證檔案材料齊全、清晰、規(guī)范。
2、檔案需要分類整理，標明檔案類型、檔案名稱、檔案編號、檔案責任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級等信息。
�。ㄈn案保管
1、檔案保管要求：安全、穩(wěn)定、準確、可靠。
2、檔案保管時，針對不同的檔案性質設立不同的保管措施。
（四）檔案查詢
1、檔案查詢應符合工作、學習和研究的需要。
2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實物查詢。
�。ㄎ澹n案借閱
1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時間維護。
2、借閱后，需保證歸還完好。
（六）檔案銷毀
1、定期對公司檔案進行檔案銷毀清理工作。
2、檔案銷毀應根據檔案的具體情況，按照相關的規(guī)定進行銷毀，確保檔案的無害化處理。
五、檔案管理工作的具體要求
（一）檔案標準化管理
檔案標準化管理是本檔案管理制度的重點，包括檔案的目錄管理、卷內紙質檔案整理、電子檔案的建立和管理等，要求標準化、規(guī)范化，保職責、先審后評、加強過程監(jiān)管，確保檔案管理工作的效率和安全。
（二）檔案管理流程
檔案管理流程是檔案管理服務用戶的主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據設計圖進行工作內容操作，加強檔案管理工作的流程監(jiān)管。
（三）檔案安全保密
檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環(huán)，包括對檔案的物理安全及保密管理、對涉密件的保管、分級處理等，要求檔案保護措施到位、安全可靠。
六、檔案管理監(jiān)管
�。ㄒ唬╊I導監(jiān)督
本公司領導應常常召集專題討論和檢查工作，加強工作監(jiān)督和指導，確保檔案管理工作的整體質量和效益。
（二）司法監(jiān)督
有關部門和機構應加強對公司檔案的司法監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽度。
�。ㄈ┞毮懿块T監(jiān)督
各職能部門應嚴格按照公司檔案管理制度的要求，對本部門的所有檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的順利進行。
七、附則
本公司檔案管理制度的修改和完善應根據公司實際情況進行調整，經領導批準后實施。對本公司檔案管理制度管理工作的不適應和口服性等問題，應及時提出建議和意見，進行調查和解決問題。
公司檔案管理制度9
一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規(guī)范裝訂成冊。
二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規(guī)范裝訂成簿。
三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規(guī)范整理，定期裝訂。
四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規(guī)范進行保管。
五、會計檔案的`查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的監(jiān)督下在財務室內進行查閱。
公司檔案管理制度10
檔案管理工作由綜合部總負責，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統(tǒng)一負責，以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮；
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔；
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設計、施工、監(jiān)理）編制的.檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作，并按要求向建設單位工程技術部移交檔案；
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖，匯總后經監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程技術部；
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部，并負責審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本規(guī)范。
�。ㄒ唬w檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
（二）公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
�。ㄈ┵Y料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即：資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經理應積極配合與支持；
2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔；
3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
�。ㄋ模n案的借閱
1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)；
2、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
�。ㄎ澹n案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料；
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執(zhí)行；
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領導批準后方可銷毀；
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度11
第一條總則
1、為加強對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據國家有關法律法規(guī)，并結合公司實際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經營管理活動中直接形成的，具有保存價值的合同、文件、客戶資料、會議紀要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負責協(xié)調、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負責公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的形成和歸檔
1、凡公司在各項業(yè)務工作中形成的`具有保存價值的文件材料，都必須按歸檔時間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個人不得據為己有。
2、對歸檔文件材料的基本要求：
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備；
�。�2）應永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復制，復制件附于原件后一并歸檔；
�。�3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求。
3、檔案歸檔時間要求：
�。�1）各類政府部門的批復、復函等原始文件材料必須及時歸檔；
（2）各部門在各項業(yè)務過程中形成的文件材料，相關審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務合同簽訂后3個工作日內，將應歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
�。�3）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當增加份數。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認真驗收并辦理交接手續(xù)。
2、要定期進行庫藏檔案的清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷毀
銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經公司領導審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復印、外調，必須嚴格執(zhí)行報批手續(xù)；
2、檔案查閱或外調，需填寫《檔案查閱、外調審批單》，按程序批準后予以查閱或外調并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
4、檔案歸還時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
5、凡公司領導開會形成的重要會議紀要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評估材料等，未經公司領導批準不得借閱。
6、財務會計檔案，只準公司財務、會計人員查閱，其他人要查閱，需經副總經理以上領導批準。
7、未經公司領導授權，任何部門或個人無權公開檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關表單附后
2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。
泉州市XX投資有限公司
公司檔案管理制度12
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的`工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司檔案管理制度13
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務，依據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規(guī)，訂立本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保管價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、精準和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和引導。中央管理的企業(yè)訂立本企業(yè)檔案管理制度和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，訂立本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度； 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和供應利用工作；引導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、引導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)學問和業(yè)務本領。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、精準、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保管。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保管。
第九條企業(yè)依據有關規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)實行有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對學問產權檔案和涉及商業(yè)隱秘檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保管價值的檔案登記造冊，按有關規(guī)定經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保管價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步進展，不絕提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的供應利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)供應適時、有效的服務。
第十五條企業(yè)必需為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務供應真實、精準的檔案。
第十六條企業(yè)供應利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵害他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產與產權發(fā)生變更，應按《國有企業(yè)資產與產權變更檔案處置方法》做好檔案的'處置工作。
國有企業(yè)破產，破產淸算組應妥當處置破產企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員予以表揚和嘉獎。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。
公司檔案管理制度14
1、目的：
為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。
3、職責
檔案工作，設立資產檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調，監(jiān)督和指導。
行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。
各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。
人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。
各部門應明確規(guī)定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
歸檔
各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據為己有。
歸檔范圍及管理：
各類資質文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。
各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術發(fā)展部負責整理及歸檔。
工程進度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。
各類合同協(xié)議（承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。
各類證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等）及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。
公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。
根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；
根據檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機密檔案只限與工作有關的.人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經企管辦主任批準后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經公司總經理（或常務副總）批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權根據工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經公司總經理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。
借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當事人責任。
查閱一般檔案材料，經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。
職工臨時離開公司（出國、借調、外出學習等）、調動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關手續(xù)。
本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。
財務檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經主管財務副總同意后，由財務部指定專人陪同查閱，財務賬目不予復制，財務憑證如確實需要復制，必須在財務人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復制。
檔案保存期限及銷毀
工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進行下架、分類。
由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行，同時由主管領導指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數據，要認真做好檔案統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計臺帳。
年終進行當年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。
公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進行處理，并追究其刑事責任。
加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度15
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務于公司的各項經營活動，根據《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》，并結合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務資產部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理范圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經濟合同、財務數據統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了后，應采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統(tǒng)一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。
2.會計憑證裝訂時的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會計憑證裝訂后的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷�；疽笫牵�
(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的.裝訂
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求：
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應對其修補后，完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務資產部門保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中，需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交，由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。
第十五條機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務資產部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經總會計師批準后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經總會計師批準。
第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關規(guī)定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。
(三)銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經理。
第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規(guī)和工貿公司相關規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
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