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有限公司合同管理制度
一、目的和依據(jù)
為加強(qiáng)公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定公司的合同管理制度。
二、適用范圍
合同管理制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類(lèi)合同的管理。
三、合同管理原則
合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)處理，切實(shí)維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。
簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。
四、檢查監(jiān)督
合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期或不定期組織對(duì)公司的合同管理工作進(jìn)行檢查。
公司及其所屬單位的財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察、合同管理部門(mén)有權(quán)對(duì)同級(jí)或下級(jí)單位簽訂的合同進(jìn)行監(jiān)督。
五、保守商業(yè)秘密
管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。
合同管理職責(zé)
一、法定代表人的主要職責(zé)
1、加強(qiáng)合同管理工作，支持合同管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作，解決合同管理工作中的重大問(wèn)題。
2、授權(quán)委托合同承辦人員對(duì)外簽訂合同。
3、對(duì)本公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲。
4、定期了解合同的簽訂、履行情況。
二、企業(yè)合同管理部門(mén)的主要職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)法律法規(guī)，依法保護(hù)本公司的合法權(quán)益。
2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作的考核。
3、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。
4、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。
5、宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員。
6、統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書(shū)，嚴(yán)格管理本公司合同專(zhuān)用章的使用。
7、依法處理本公司的各類(lèi)合同糾紛。
8、制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法、犯罪活動(dòng)。
9、按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
三、企業(yè)合同管理員的主要職責(zé)
1、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。
2、審查合同，保管好合同專(zhuān)用章。
3、檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問(wèn)題和糾紛。
4、登記合同臺(tái)帳，做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。
5、發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時(shí)向合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司負(fù)責(zé)人報(bào)告。
6、參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。
7、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同管理情況。
四、銷(xiāo)售、采購(gòu)部門(mén)的主要職責(zé)
1、依法簽訂、變更、解除本部門(mén)的合同。
2、嚴(yán)格審查本部門(mén)所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。
3、對(duì)所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。
4、在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向合同分管部門(mén)管理員通報(bào)。
5、本部門(mén)合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。
6、參加本部門(mén)合同糾紛的處理。
7、配合企業(yè)合同管理分管部門(mén)做好合同管理工作。
五、財(cái)務(wù)、技術(shù)、其他部門(mén)的主要職責(zé)
1、加強(qiáng)與銷(xiāo)售、采購(gòu)等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。
2、做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提出處理建議。
3、解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題。
4、依法簽訂、變更、解決技術(shù)、其他合同。
5、管理好本部門(mén)的技術(shù)、其他合同。
6、配合企業(yè)合同管理分管部門(mén)做好合同管理工作。
合同專(zhuān)用章保管使用制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司合同專(zhuān)用章的適用范圍、申請(qǐng)條件和使用保管等應(yīng)遵循的管理原則和辦法。
2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。
二、合同專(zhuān)用章的申請(qǐng)條件
必須是有權(quán)對(duì)外簽訂合同的部門(mén)和分公司。
三、合同專(zhuān)用章的管理
1、各有關(guān)部門(mén)和分公司的合同專(zhuān)用章由合同管理部門(mén)統(tǒng)一歸口管理。合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)報(bào)告的審批、合同專(zhuān)用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。
2、合同專(zhuān)用章的刻制由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)。
3、凡需刻制合同專(zhuān)用章的部門(mén)和分公司，必須由申請(qǐng)部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時(shí)按工作的實(shí)際需要和用途提供合同專(zhuān)用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交合同管理部門(mén)審查后統(tǒng)一辦理。
4、凡持有合同專(zhuān)用章的部門(mén)和分公司，應(yīng)做到合法使用、專(zhuān)人保管。技術(shù)合同專(zhuān)用章由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。
5、合同專(zhuān)用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內(nèi)。
6、合同專(zhuān)用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專(zhuān)用章進(jìn)行違法活動(dòng)，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。
7、任何部門(mén)不得擅自刻制合同專(zhuān)用章，如發(fā)現(xiàn)有此類(lèi)行為的發(fā)生，追究責(zé)任人員的行政責(zé)任。
8、凡遇合同專(zhuān)用章遺失，應(yīng)立即向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將本部門(mén)批示意見(jiàn)送合同管理部門(mén)備案，在當(dāng)?shù)厥屑?jí)報(bào)紙上刊登遺失聲明，辦理相關(guān)證明材料。
9、凡遇合同專(zhuān)用章變更，需重新刻制，其申請(qǐng)程序與手續(xù)與新申請(qǐng)相同，原合同專(zhuān)用章交還合同管理部門(mén)統(tǒng)一處理。
10、各子公司自行刻制的合同專(zhuān)用章，必須到合同管理部門(mén)留樣備案。
“法人委托書(shū)”管理制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司授予“法人委托書(shū)”者的條件、程序、管理規(guī)定及責(zé)任等內(nèi)容。
2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。
二、被授予“法人委托書(shū)”者的條件
1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟(jì)工作經(jīng)驗(yàn)的有關(guān)人員。
2、必須經(jīng)過(guò)《中華人民共和國(guó)合同法》培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績(jī)審查合格者。
3、能夠遵紀(jì)守法，執(zhí)行好國(guó)家各項(xiàng)法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。
三、“法人委托書(shū)”的申請(qǐng)程序
1、凡申請(qǐng)持證者，先由申請(qǐng)部門(mén)向合同管理部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)“參加《合同法》培訓(xùn)人員登記表”。
2、由合同管理部門(mén)統(tǒng)一組織申請(qǐng)持證者參加本公司舉辦的《合同法》培訓(xùn)班，并參加考試。
3、考試合格后，申請(qǐng)部門(mén)按合同管理部門(mén)要求填寫(xiě)“法人委托書(shū)申請(qǐng)審批表”，并對(duì)其工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核審查，再經(jīng)公司人事部門(mén)和合同管理部門(mén)審核后報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書(shū)。
四、“法人委托書(shū)”的管理
1、合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)“法人委托書(shū)”的申請(qǐng)審核、證件辦理，變更、注銷(xiāo)登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門(mén)。
2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書(shū)”，采用本公司統(tǒng)一制定的“法人委托書(shū)”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長(zhǎng)不得超過(guò)兩年。
3、凡不持有“法人委托書(shū)”因特殊情況需對(duì)外簽約者，由所在部門(mén)向合同管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，由合同管理部門(mén)具體辦理一事一委托的臨時(shí)“法人委托證明”事宜;未取得“法人委托書(shū)”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對(duì)外簽訂合同。
4、凡持有“法人委托書(shū)”對(duì)外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺(tái)帳記錄，以備考查。
5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷(xiāo)手續(xù)：
◆ “法人委托書(shū)”授權(quán)內(nèi)容變更;
◆ 證件有效期屆滿，不再續(xù)展;
◆ 持證人因工作變動(dòng)，不再對(duì)外簽約;
◆ 持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡;
◆ 持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格;
◆ 持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。
6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書(shū)”如有遺失，持證人應(yīng)書(shū)面向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將本部門(mén)批示意見(jiàn)送合同管理部門(mén)，由合同管理部門(mén)向法定代表人或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告后，根據(jù)情況酌情處理。
7、凡核準(zhǔn)注銷(xiāo)人員的“法人委托書(shū)”證件，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)收回交合同管理部門(mén)統(tǒng)一處理。
五、責(zé)任
1、各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進(jìn)行違法活動(dòng)，以及失職、瀆職等給公司帶來(lái)重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時(shí)注銷(xiāo)證件。
2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。
合同(重大合同)訂立審簽管理制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門(mén)不得以本部門(mén)的名義或擅自以其他單位、部門(mén)的名義對(duì)外簽訂合同。
2、本制度適用于公司各有關(guān)部門(mén)和分公司所簽訂的合同。
二、合同審簽管理
1、公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。
2、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。
3、除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本，如果沒(méi)有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類(lèi)似的示范文本。采用合同示范文本時(shí)，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補(bǔ)充約定。
4、集團(tuán)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按順序編號(hào)。
5、合同及其有關(guān)的書(shū)面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范，字跡(符號(hào))清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確、無(wú)歧義。
6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。
7、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)�；蛘邔�(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。
對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。
8、對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。
9、嚴(yán)禁其他公司或個(gè)人所辦各類(lèi)企業(yè)以公司及下屬單位的名義對(duì)外簽訂合同。
10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。
11、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專(zhuān)用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章。
三、合同審簽程序
1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。
◆ 對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專(zhuān)用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。
◆ 對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從屬的法人主體資格。
◆ 對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱(chēng)、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。
2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。
◆ 代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證;
◆ 被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū);
◆ 代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。
3、簽訂合同，必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力對(duì)方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項(xiàng)目或限制經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目等義務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營(yíng)許可證或資質(zhì)等級(jí)證書(shū)等證明。
4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱(chēng)、印章等內(nèi)容必須完全一致。
5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
◆ 名片;
◆ 廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料;
◆ 各類(lèi)廣告、宣傳資料;
◆ 各類(lèi)電話、郵箱等通訊工具號(hào)碼;
◆ 對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見(jiàn)證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無(wú)異的復(fù)印資料。
6、訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等特別程序的合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。
7、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)收付款物的依據(jù)。
四、重大合同適用范圍
1、簽訂的下列合同，視為重大合同：
◆ 訂立價(jià)金在一百萬(wàn)元以上(建筑安裝工程承包合同價(jià)金在一千萬(wàn)元以上)的合同;
◆ 投資、聯(lián)營(yíng)的合同;
◆ 涉外合同;
◆ 合同承辦人認(rèn)為需可行性審查的其他合同。
五、重大合同審簽附加程序
1、重大合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行可行性審查。
合同的可行性審查由承辦公司或部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)以會(huì)簽的形式進(jìn)行。也可以通過(guò)召開(kāi)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議的形式進(jìn)行。
2、簽訂重大合同，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合法性審查。
各公司訂立的重大合同，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交合同管理部門(mén)進(jìn)行合法性審查。
合同履行、變更和解除
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司合同履行、變更和解除應(yīng)遵循的管理原則和辦法。
2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。
二、合同履約管理
1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。
2、在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。
3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書(shū)面異議。
4、合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算。
5、凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。
對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。
我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。
三、合同的變更和解除
1、對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。
2、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。
3、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。
4、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。
合同糾紛處理制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司合同糾紛處理應(yīng)遵循的管理原則和辦法。
2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。
二、合同糾紛管理
1、為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。
2、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。
3、合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司合同管理部門(mén)參加仲裁或訴訟。
4、合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。
5、合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。
6、解決合同糾紛的申請(qǐng)書(shū)、起訴書(shū)、答辯書(shū)、協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起五日內(nèi)，由承辦人送交合同管理部門(mén)備案。
三、合同糾紛處理程序
1、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報(bào)合同管理部門(mén)，提供材料。
2、在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。
3、合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。
4、向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。
5、在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動(dòng)中，行使可能引起國(guó)有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時(shí)，應(yīng)當(dāng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)公司批準(zhǔn)。
合同資料管理制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計(jì)應(yīng)遵循的管理原則和辦法。
2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司的合同資料管理。
二、檔案資料內(nèi)容
下列資料可以作為合同檔案：
◆ 談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件;
◆ 對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;
◆ 對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件;
◆ 對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件;
◆ 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件;
◆ 對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件;
◆ 雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料;
◆ 登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等文書(shū)資料;
◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議;
◆ 標(biāo)的驗(yàn)收記錄;
◆ 交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。
三、合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計(jì)
1、公司所有合同都必須按部門(mén)編號(hào)，妥善保管。各公司及部門(mén)都應(yīng)建立健全合同管理臺(tái)帳登記，及時(shí)將合同履行中的情況根據(jù)臺(tái)帳內(nèi)容詳細(xì)記錄。合同管理臺(tái)帳由合同管理員負(fù)責(zé)建立和保存。
2、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交合同管理員。
合同管理員對(duì)合同檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。
3、各公司及部門(mén)應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送集團(tuán)公司合同管理部門(mén)。
各公司及部門(mén)應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度合同管理情況分析報(bào)告報(bào)送集團(tuán)公司合同管理部門(mén)。
4、本制度與崗位責(zé)任掛鉤，列入考核范圍。
考核與獎(jiǎng)勵(lì)制度
一、主體內(nèi)容與適用范圍
1、本制度規(guī)定了本公司合同管理員的考核范圍、考評(píng)時(shí)間、考核內(nèi)容、考核程序及獎(jiǎng)懲方法等內(nèi)容。
2、本制度適用于本公司所有合同管理員。
二、考核管理
1、考核范圍
本公司專(zhuān)職或兼職合同管理員。
2、考評(píng)時(shí)間
公司每年年終組織一次考核評(píng)審活動(dòng)，在對(duì)各有關(guān)部門(mén)合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行考核。
3、考核內(nèi)容
|
序號(hào) |
考核內(nèi)容 |
應(yīng)得分 |
|
（一） |
１.
２. |
３ ５ |
|
（二） |
１.
２.
３.
４.
５.
６. |
３ ３
３ ６ ４ ４ |
|
（三） |
１.
２.
３.
４. |
５ ６ ５ ６ |
|
（四） |
１.
２. |
6 4 |
|
（五） |
１.
２.
３.
４. |
６ １０ ５ ６ |
|
（六） |
１.在合同管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理等事項(xiàng)）。 |
１０ |
|
合計(jì) |
|
１００ |
三、考評(píng)程序
1、合同管理部門(mén)為公司合同管理員的考核評(píng)審工作的管理機(jī)構(gòu)。
2、獲獎(jiǎng)名單由部門(mén)根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行考核評(píng)審后報(bào)合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)復(fù)審后報(bào)法定代表人批準(zhǔn)。
3、取消資格的審批程序由部門(mén)將名單及考核依據(jù)報(bào)合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)復(fù)審后報(bào)法定代表人批準(zhǔn)。
四、獎(jiǎng)懲方法
1、合同管理員的獲獎(jiǎng)方法：
◆ 合同管理員的獎(jiǎng)懲等級(jí)設(shè)三等：即先進(jìn)、優(yōu)勝和表?yè)P(yáng);
◆ 參加市工商局優(yōu)秀合同管理員評(píng)選活動(dòng)的名單從公司先進(jìn)名單中產(chǎn)生;
◆ 獲先進(jìn)名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生;
◆ 獲優(yōu)勝名單從考核總分在90～95分者中產(chǎn)生;
◆ 獲表?yè)P(yáng)名單從考核總分在80～90分者中產(chǎn)生;
◆ 獲獎(jiǎng)?wù)咭跃窆膭?lì)為主，并分別給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)鼓勵(lì)。
2、合同管理員的懲處方法：
◆ 凡考核總分首次達(dá)不到60分者，由部門(mén)分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎(jiǎng)金;
◆ 凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消合同管理員資格;
◆ 凡利用合同從事違法違紀(jì)活動(dòng)者，取消合同管理員資格并按情節(jié)輕重，追究其行政或法律責(zé)任。
合同管理的其他制度
一、學(xué)習(xí)合同法規(guī)制度
為了保證合同法規(guī)的學(xué)習(xí)、貫徹得到落實(shí)，特制定以下規(guī)定：
1、廠長(zhǎng)、經(jīng)理、各部門(mén)負(fù)責(zé)人必須帶頭參加合同法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)。
2、合同管理人員、銷(xiāo)售、供應(yīng)、財(cái)務(wù)等部門(mén)業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過(guò)合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)，取得合格證書(shū)，專(zhuān)、兼職合同管理員還必須取得合同管理員培訓(xùn)合格證書(shū)。
3、公司分管合同工作的負(fù)責(zé)人，部門(mén)分管合同負(fù)責(zé)人及合同管理員定期組織活動(dòng)，結(jié)合合同管理中碰到的實(shí)際問(wèn)題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問(wèn)題。組織研討會(huì)，案例分析會(huì)等，并做好書(shū)面記錄。
二、合同文本制度
根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家工商行政管理局《關(guān)于在全國(guó)逐步推行經(jīng)濟(jì)合同示范文本制度請(qǐng)示的通知》的精神，特制定本制度。
1、銷(xiāo)售部門(mén)必須使用國(guó)家統(tǒng)一的購(gòu)銷(xiāo)合同文本對(duì)外簽訂合同。
2、外協(xié)部門(mén)必須使用國(guó)家統(tǒng)一的加工定做、承攬合同文本對(duì)外簽訂合同。
3、供應(yīng)、設(shè)備、基建部門(mén)外出采購(gòu)盡可能采用統(tǒng)一的購(gòu)銷(xiāo)合同文本，或者使用復(fù)核《合同法》要求的有關(guān)合同文本。
4、各部門(mén)所需的合同文本由公司合同管理員統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)或定制。
5、本制度與經(jīng)濟(jì)責(zé)任掛鉤，列入考核范圍。
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