貴港市二輕聯(lián)社檔案立卷歸檔制度

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局印發(fā)的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，為使市二輕聯(lián)社在各項工作活動中形成的應(yīng)歸檔的各類文件材料及時、準確、齊全、完整地歸檔，保證案卷質(zhì)量，有效地發(fā)揮檔案的作用，制定本。

　　一、 歸檔范圍

　　凡是在各項工作中形成的反映本聯(lián)社各個時期工作全貌和各項活動開展情況的，具有查考利用價值的各種文件材料，以及照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等，均屬于歸檔范圍。

　　文書類

　　1、 上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議文件材料;

　　2、 上級機關(guān)頒發(fā)的并要執(zhí)行的決議、決定、指示、命令、條約、規(guī)定、國民經(jīng)濟計劃(長遠計劃、年度計劃和控制數(shù)字)等文件材料，以及普及的、非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　3、 領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀要、通知、簽到、記錄、討論通過的文件和匯報材料;

　　4、 黨組會議的紀要、記錄、匯報材料;

　　5、 請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本級的批復(fù);

　　6、 反映主要職能活動的工作計劃、總結(jié);

　　7、 匯總的統(tǒng)計表和統(tǒng)計材料;

　　8、 與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書，協(xié)商工作的往來文件材料;

　　9、 財產(chǎn)、物資、檔案的交接憑證;

　　10、干部任免、職工獎勵、處分決定等文件材料;

　　11、人員編制表，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨團組織介紹信及存根。

　　會計類

　　1、 各種憑證：會計工作中的原始憑證和記賬憑證、工資表等;

　　2、 各種賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳等;

　　3、 各種報表：決算表、月報表、季報表;

　　4、 會計工作中形成的有關(guān)資料、收據(jù)、移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等。

　　設(shè)備方面

　　1、各種設(shè)備、儀器的圖樣、說明書、裝箱單、安裝圖、線路圖等有關(guān)材料;設(shè)備、儀器安裝調(diào)式和驗收過程中的技術(shù)性和憑證性的文件材料;

　　2、設(shè)備、儀器的檢查、維修記錄;改進、改裝和報廢的文件材料;

　　3、重大設(shè)備事故的調(diào)查報告、事故分析、通報總結(jié)等。

　　聲像類

　　聲像材料包括具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。

　　1、 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作的聲像材料，市政府領(lǐng)導(dǎo)重要講話的聲像材料;

　　2、 各種大型會議的聲像材料;

　　3、 獎狀、獎旗、獎杯、榮譽證書等有紀念意義、憑證性的實物和展覽照片;

　　4、 其他具有特殊意義和保存價值的聲像材料。

　　二、 歸檔時間

　　1、 文書檔案按年度歸檔。

　　2、 會計檔案在會計年度終了后，會計、財務(wù)部門按歸檔要求將應(yīng)歸檔材料整理立卷。

　　3、 設(shè)備檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。

　　4、 聲像檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。

　　三、 歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料必須是辦理完畢或告一段落的，能準確地反映各方面工作、活動、重大事件的真實內(nèi)容和歷史過程，并具有保存價值。

　　2、歸檔的文件材料必須由有關(guān)人員收集齊全，經(jīng)過系統(tǒng)整理，確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，并按不同保管期限分別組卷，做到卷內(nèi)文件不僅層次分明而且保持文件材料間的有機聯(lián)系。

　　3、本機關(guān)人員外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議等帶回的文件材料，要及時交給各部門兼職文檔人員，以便按時歸檔。

　　4、歸檔的文件材料如系書寫材質(zhì)的必須符合規(guī)定體式，并且做到字跡、線條清晰，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、復(fù)寫紙等不耐損材料書寫或繪圖。要用碳素墨水或藍黑墨水書寫，以利于長期保存。

　　5、不同年度的文件應(yīng)分別立卷，一般不得放在一起立卷，有針對時間的文件材料必須在文件針對的年度立卷;多年的規(guī)劃應(yīng)放在第一年立卷;多年的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;回顧、紀念性的材料放在形成年度立卷。

　　6、每個案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。文件材料的題名不得隨意更改或簡化，沒有題名的應(yīng)擬寫題名，沒有責(zé)任者、年、月、日的要考證清楚填入有關(guān)項內(nèi)。會議記錄應(yīng)填寫每次會議時間、主持人、參加會議人員和主要內(nèi)容。

　　7、卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責(zé)。

　　8、聲像檔案由攝錄人員負責(zé)整理。對每張照片、底片、每盒錄音帶、錄像帶均應(yīng)寫出簡明的文字說明材料(包括事由、時間、地點、人物、背景、攝錄者等六要素)。

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